Командировочные расходы по служебным командировкам на территории РФ

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В служебную командировку могут направляться только работники организации. В командировку не могут направляться работники, выполняющие работы по договору подряда (если иное не предусмотрено договором, но в этом случае речь пойдет не о командировочных расходах). Регистрация командировок лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки, в организации ведется в специальных журналах, по формам, приведенным в инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Перечень расходов, на возмещение которых имеет право командированный работник, определен ст. 168 КЗоТ РФ. Ему гарантируется сохранение среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой в части: проживания в период командировки (суточные), найма жилого помещения, проезда к месту командировки и обратно, другие расходы, произведенные с ведома или разрешения руководителя организации. Основным условием для того, чтобы расходы организации на командирование работников, в том числе и зарубежные командировки, могли приниматься в целях налогообложения прибыли, является действительная производственная необходимость таких командировок для осуществления хозяйственной деятельности организации.

Документальное оформление командировок предусматривает наличие командировочного задания и отчета командированного лица о его выполнении, которые могут подтвердить их производственную необходимость.

При организации бухгалтерского и налогового учета расчетов с работниками по командировкам рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты, влияющие на налогообложение прибыли, НДС, НДФЛ, ЕСН, обязательного страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний:

1. Правильность оформления и использования типовых форм командировочных документов. К оформлению командировочного удостоверения предъявляются достаточно строгие требования: наличие всех необходимых реквизитов, указание цели командировки (подтверждение целесообразности и производственной направленности), наличие отметок о прибытии и выбытии.

Служебные командировки следует оформлять унифицированными формами первичной документации № Т-9 «Приказ о направлении работника в командировку», Т-9а «Приказ о направлении работников в командировку», Т-10 «Командировочное удостоверение», Т-10а («Служебное задание для направления в командировку и отчет о его исполнении» – постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26).

2. Правильность определения срока командировки, который не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Продление срока командировок допускается не более чем на 5 дней при наличии письменного разрешения руководителя организации. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

3. Правильность подсчета дней пребывания в командировке.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки и по данным приложенных транспортных документов. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и далее – последующие сутки. Если станция, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается (по первичным документам) время, необходимое для проезда. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

4. Правильность возмещения расходов по найму жилого помещения, проезду к месту командировки и выплаты суточных.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются с 01.01.02 г. командированному лицу со дня его прибытия и по день выезда в размере документально подтвержденных фактических затрат. В соответствии с приказом Минфина от 06.07.01 № 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения в размере не более 550 рублей в сутки. Сумма превышения таких расходов над установленной величиной включается в совокупный облагаемый доход физического лица. В целях налогообложения прибыли, в соответствии с пп. 12 ст. 264 НК РФ, расходы по найму жилого помещения в месте командировки принимаются в полной сумме фактически произведенных расходов без учета норм, установленных Правительством РФ. При отсутствии документального подтверждения затрат по найму жилья в командировках компенсация указанных расходов в целях налогообложения не учитывается. Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостиницах в размере 50% от возмещаемой стоимости места за сутки (с 01.01.02 г. – 275 руб.). Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути, подтвержденной соответствующими документами, возмещаются в полном объеме. В соответствии с пп.12 ст.264 НК РФ по статье наем жилого помещения подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг (так, например, пользование телевизором, холодильником и т.п.), оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному лицу в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Стоимость использования постельных принадлежностей относится на уменьшающие прибыль расходы только при наличии квитанции или отметки на билете о стоимости пользования постельными принадлежностями за подписью ответственного работника железной дороги. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, аэропорту, пристани, если они находятся за чертой населенного пункта. Следует иметь в виду, что работнику возмещаются расходы на проезд только до места командировки и обратно, не подлежат возмещению расходы на проезд в автобусах, троллейбусах, трамваях во время нахождения в командировке.

Если командировка на территории РФ носит производственный характер, то расходы на проезд работника к месту командировки и обратно включаются в целях налогооблагаемой прибыли в прочие расходы с учетом ограничений, предусмотренных п. 18 Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» от 7.04.1988 г. № 62 Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС (т.е. расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по I – IV группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах I и II категории на судах речного флота, а также на воздушном транспорте по билету I класса возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов). При возмещении указанных расходов сумма разница между стоимостью расходов по проезду с учетом ограничений подлежит включению в совокупный налогооблагаемый доход работника. В настоящее время в стоимость проезда включается обязательная страховка, которая возмещается командированному работнику в соответствии с п. 12 Инструкции Минфина СССР от 7.04.1988 г. № 62. В налоговом учете эти расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль согласно п. 16 ст. 255 НК РФ. При приобретении билетов командированными лицами часто оплачивается добровольное страхование. Расходы на него возмещаются работнику по усмотрению руководителя организации с включением их в совокупный налогооблагаемый доход. Возмещая такие расходы, организация не может уменьшить налогооблагаемую прибыль в соответствии с п. 6 ст. 270 НК РФ, т.к. договор страхования заключен между физическим лицом (а не юридическим лицом) и страховой компанией. Суточные выплачиваются командированному лицу за каждый день нахождения в командировке на территории РФ в размере 100 руб. (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93), включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Оплата суточных сверх установленных норм производится согласно приказу руководителя и учитывается при определении совокупного дохода работника. При налогообложении прибыли организации расходы по оплате суточных сверх нормы, установленной Правительством РФ, не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если работник был командирован для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ на срок более двух месяцев, но по распоряжению администрации вернулся к постоянному месту работы ранее двух месяцев, ему за время нахождения в месте командировки производится выплата надбавки к заработной плате в установленных размерах. Рабочим, руководителям и специалистам, командированным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, в случаях, когда эти работы продолжаются свыше двух месяцев, выплачивается за все время нахождения в месте командировки надбавка к заработной плате взамен суточных в размере 50% тарифной ставки (должностного оклада), но не выше 100 руб., а в местностях, где применяются коэффициенты к заработной плате, размер указанной надбавки определяется с учетом установленных коэффициентов. В тех случаях, когда командированному работнику был выдан аванс на расходы по командировке, а документы, подтверждающие произведенные работником расходы по найму жилого помещения и проезду, не могут быть представлены, руководитель может разрешить оплату расходов по найму с 01.01.02 г. в размере 12 руб. в сутки (письмо ЦБ РФ от 14.11.2001 № 134) «Об оплате командировочных расходов) и оплату проезда по минимальной стоимости по заявлению работника (п. 19 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 г. № 62). Эти расходы, как документально не подтвержденные, не признаются в целях налогообложения прибыли. При этом с выплаченной работнику суммы необходимо удержать НДФЛ.

5. Командировочные расходы в пределах установленных норм не подлежат обложению ЕСН согласно п. 1 ст. 238 НК РФ, а командировочные расходы сверх норм не признаются объектом обложения согласно п. 3 ст. 236 НК РФ.

6. Затраты на телефонные переговоры, представленные командированным работником, могут быть компенсированы ему с разрешения руководителя организации, но поскольку такая компенсация не относится к командировочным расходам, то должна быть подтверждена как их производственная необходимость, так и документальная обоснованность (с указанием номеров телефона абонентов, с которыми велись переговоры). При принятии организацией этих расходов в налоговом учете их списание на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, осуществляется не по статье командировочные расходы, а по статье «услуги связи» в прочих расходах (пп. 25 ст. 264 НК РФ). Такие расходы в авансовом отчете командированного работника выделяются отдельной проводкой. При недостаточном оформлении оправдательных документов существует риск непризнания в целях налогообложения прибыли расходов по телефонным переговорам в служебных командировках. В этом случае сумма расходов подлежит включению в совокупный доход работника с удержанием НДФЛ.

7. Проверка правильности выделения НДС по командировочным расходам.

В соответствии с п.7 ст.171 НК РФ сумма НДС, уплаченная по командировочным расходам (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), подлежала вычетам по расчетной ставке 16,67% от суммы указанных расходов по установленным нормам (до введения в действие Федерального закона от 29.05.2002 г. № 57-ФЗ).

В связи с внесением изменений и дополнений во II часть НК РФ отменен расчетный метод определения НДС по командировочным расходам (расчетная ставка НДС 16,67%) и введена ставка НДС 20/120, уплаченная по найму жилья, проезду к месту командировки и обратно.

Рекомендуем обратить внимание на наличие в первичных подтверждающих документах по найму жилья в командировке и проезду, суммы НДС и суммы налога с продаж. Если суммы налога с продаж выделены, то НДС рассчитывается за минусом налога с продаж. Суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам (найм жилья, проезд к месту командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями), подлежат вычету, если они выделены отдельной строкой в первичных документах (п. 4 ст. 168 НК РФ), подтверждающих их оплату, или представлены счета-фактуры, оформленные в соответствии с законодательством. Что касается расходов по найму жилья, то уплаченные суммы НДС подлежат вычету в общеустановленном порядке, т.е. наличие счетов-фактур обязательно. При непредставлении командированными лицами счета-фактуры, но при выделении отдельной строкой суммы НДС в квитанции или счете гостиницы, списать НДС в целях налогового учета на командировочные расходы или принять к вычету не правомерно, и, следовательно, эти расходы по не возмещаемому НДС по найму жилья не уменьшат налогооблагаемую прибыль. В соответствии с Федеральным законом от 29.05.02 г. № 57-ФЗ командировочные расходы принимаются для целей налогообложения, как было указано выше, по нормативам, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере соответствующем указанным нормам, согласно п. 7 ст. 171 НК РФ (в ред. Закона № 57-ФЗ).

Отнесение сумм НДС по командировочным расходам непроизводственного характера, а также сверхнормативным командировочным расходам, на уменьшение расчетов с бюджетом не предусмотрено 21 главой НК РФ.

8. Проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В соответствии с п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 г. № 184, командировочные расходы, возмещаемые работникам сверх установленных норм и включаемые в налогооблагаемый доход, подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п.3 Правил) по тарифу, исходя из класса профессионального риска отрасли экономики, к которой относится страхователь.